Resulta de gran importancia que las empresas, tanto grandes como pequeñas, registren un inventario con todo el hardware y software del que disponen. Gracias a ello, en todo momento podrán conocer qué tienen y en qué estado.
Esta labor es imprescindible para un correcto cumplimiento del RGPD, facilitando también el mantenimiento de la seguridad de la información.
En caso de incidentes, robos, etc… se podrá identificar de forma rápida el dispositivo afectado, facilitando así su recuperación.
Los conceptos clave son: REGISTRO – ACTUALIZACIÓN – CONTROL
¿Qué debe reflejar?
- Se elaborará un catálogo de todo el hardware: Dispositivos y equipos que utilizan todos los usuarios, tanto dentro de las instalaciones de la empresa como fuera (por ejemplo en trabajo remoto, equipos portátiles, etc). Dentro de este inventario, identificar y relacionar los elementos comunes de red (servidor, router, etc.).
- Inventariar también el software: Sistemas y programas instalados, licencias y garantías.
- Registrar el histórico de cambios para detectar instalaciones no autorizadas, fugas de datos, etc.
Estos registros se mantendrán actualizados en todo momento.
¿Cómo realizarlo?
Lo ideal es realizar una “Ficha de Inventario” tipo tabla, donde se especifique además las características técnicas, por ejemplo:
«Artículo – Marca/Modelo – Nº serie/Referencia – Estado – Factura – Dpto – Usuario»
También puede utilizarse un programa para elaborarlo, tipo base de datos.
Resultados de tener un buen inventario tecnológico
Este proceso ayuda a la digitalización de la empresa, a una implicación tecnológica, a mantener la normativa RGPD y además evitar o mitigar incidentes de seguridad.